15 Stunden manuelle Rechnungsarbeit
Rechnungen sortieren, Daten eintippen, Belege ablegen und Fristen im Blick behalten — ohne zentralen Status.
Fehleranfällig und zeitintensiv← Zurück zur Übersicht
Case Study · Rechnungsautomation
Case Study · RechnungsautomationVon 15 Stunden Arbeit auf 20 Minuten.
Wie QuickEnergy mehr als 100 monatliche Eingangsrechnungen automatisch importiert, ausliest, Zahlungen zuordnet und für den Export vorbereitet.
✓ Setup laut Projekt: 2 Wochen✓ Individuell entwickelt✓ Google-Bewertung · Stand 08/2026
Monatlicher Aufwand laut Projektangabe15 h → 20 Min14+ Stunden zurückgewonnen
100+Rechnungen pro Monat
20 MinPrüfaufwand heute
14+ hZeitersparnis pro Monat
2 WochenVom Konzept zum System
Ausgangslage und Ergebnis
Ein manueller Ablauf wurde zu einem durchgängigen System.
Die funktionierenden Schritte blieben bestehen. Wiederkehrende Erfassung, Zuordnung und Übergaben wurden automatisiert.
Ein Dashboard für den gesamten Ablauf
Outlook-Import, KI-Erkennung, Status, Skonto-Alerts, Bank-Matching und Export greifen direkt ineinander.
Individuell in 2 Wochen umgesetztNur noch prüfen statt übertragen
Philipp überfliegt die bereits erkannten und eingetragenen Rechnungen. Der fertige Export ist einen Klick entfernt.
Rund 20 Minuten pro MonatDas individuelle System
Gebaut um den Ablauf von QuickEnergy.
Kein Standardtool: Die Oberfläche und Automationen verbinden genau die Arbeitsschritte, die im Betrieb wirklich anfallen.
Automatischer Eingang
Rechnungen aus Outlook landen ohne manuellen Upload strukturiert im Dashboard.
Postfach → SystemKI-Erkennung
Lieferant, Betrag, Datum, MwSt., Kategorie und Fälligkeit werden automatisch ausgelesen.
Prüfen statt abtippenBank-Matching
Transaktionen werden den passenden Rechnungen mit nachvollziehbarer Sicherheit zugeordnet.
Offene Zahlungen im BlickSkonto & Duplikate
Das System warnt vor ablaufenden Skontofristen und doppelt eingereichten Rechnungen.
Weniger vermeidbare FehlerSauberer Export
Rechnungs- und Lohndaten werden fertig für Buchhaltung und Steuerberater aufbereitet.
Excel, sevDesk und LexofficeAuf jedem Gerät
Rechnungen lassen sich auch unterwegs prüfen, zuweisen und bearbeiten.
Für Desktop und MobilgeräteDas Dashboard im Detail
So sieht die Lösung im Alltag aus.
Jede Ansicht wurde für konkrete Aufgaben entwickelt — vom Rechnungseingang bis zum Bankabgleich.
Rechnungs-Inbox
OCR erkennt alles. Das Team korrigiert nur noch.
Die KI liest Lieferant, Betrag, Datum, MwSt.-Aufschlüsselung, Kategorie und Fälligkeit aus. Mehrere Dateiformate werden automatisch verarbeitet.
Rechnungsübersicht
Gefiltert, sortiert und vollständig an einem Ort.
Status von offen bis exportiert, Warnungen bei Fälligkeiten und Bulk-Verarbeitung für mehrere Dokumente schaffen einen klaren Arbeitsstand.
Kontoauszug und Matching
Zahlungen werden automatisch den richtigen Belegen zugeordnet.
Der Kontoauszug wird eingelesen und Transaktionen werden mit Konfidenz-Score passenden Rechnungen zugewiesen. Unklare Fälle bleiben kontrollierbar.
Lieferanten & Auto-Erkennung
Stammdaten, IBAN, USt-IdNr. und Erkennungsrate unterstützen die automatische Zuordnung.
Lohnkosten & Abrechnung
Die KI erkennt Dienstnehmer, Körperschaften und Abgaben und bereitet den Export vor.
Ergebnis laut Projektangaben
Mehr als 14 Stunden zurück — jeden Monat.
Statt Rechnungsdaten zusammenzusuchen und einzutippen, prüft QuickEnergy heute einen bereits vorbereiteten Prozess.
15 hAufwand vorher
→
20 MinAufwand heute
★★★★★
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