Lieferant, Betrag, Datum, Kostenstelle — von Hand in die Buchhaltung. Bei hundert Rechnungen im Monat ist das ein voller Arbeitstag.
Bei Dienstleistern wächst der Verwaltungsaufwand mit jedem neuen Kunden mit — nur der Umsatz pro Stunde nicht. Rechnungen prüfen, freigeben, buchen und exportieren ist der Ablauf, der sich am schnellsten rechnet.
Aus Gesprächen mit Betrieben dieser Größe. Wenn dir zwei davon bekannt vorkommen, lohnt sich ein Blick.
Lieferant, Betrag, Datum, Kostenstelle — von Hand in die Buchhaltung. Bei hundert Rechnungen im Monat ist das ein voller Arbeitstag.
Dieselbe Rechnung kommt per Post und per Mail. Ohne Prüfung wird sie zweimal bezahlt.
Der Beleg liegt eine Woche im Postfach, bis ihn jemand ansieht. Bis dahin ist die Frist weg.
Wer hat was freigegeben und wann? Im Zweifel weiß es niemand mehr, und es steht nirgends.
Am Monatsende wird alles zusammengesucht — mit Rückfragen, die wieder Zeit kosten.
Wie viel ist offen, was ist fällig, wo stehen wir? Die Antwort kommt vier Wochen zu spät.
Alles aus laufenden Projekten. Was davon bei euch passt, klären wir vorab — nicht alles lohnt sich für jeden.
Eine mögliche Architektur für die Rechnungsverarbeitung. Der Umfang hängt von Volumen, Quellen und Freigaberollen ab.
Was reinkommt
Was AIWERK dazwischen macht
Unsichere Erkennungen gehen nie einfach durch: Sie werden markiert und einem Menschen vorgelegt. Das System entscheidet nichts, wo es sich nicht sicher ist.
Wo es landet
Skizze, kein Festbau: Der konkrete Zuschnitt entsteht im Automatisierungs-Check.
Fünf Schritte, an denen sich nichts ändert — nur die Inhalte sind bei jedem Betrieb andere. Nach jeder Phase könnt ihr aussteigen.
Wir schauen uns an, wie viele Belege bei euch monatlich durchlaufen und wie viele Hände sie berühren. Bei kleinen Mengen sagen wir auch ehrlich, dass es sich nicht lohnt.
Ergebnis: ehrliche ErsteinschätzungWir messen den tatsächlichen Aufwand pro Beleg, sichten eure Freigabewege und klären, was euer Steuerberater braucht. Ergebnis schriftlich.
Ergebnis: Aufwand je Beleg, Freigaberollen, ZielformatDie Eingangsrechnungen laufen über das System — erst parallel zum bisherigen Weg, damit ihr vergleichen könnt. Bei QuickEnergy waren es danach 20 Minuten statt 15 Stunden.
Ergebnis: Rechnungslauf messbar schnellerDann kommen Bankabgleich, Mahnwesen, Auswertungen oder weitere Abteilungen dazu — je nachdem, was der Check als Nächstes empfohlen hat.
Ergebnis: das Backoffice zieht nachNeue Lieferanten, geänderte Steuersätze, ein anderer Steuerberater: Wir halten das System aktuell, damit es nicht nach einem Jahr wieder hakt.
Ergebnis: bleibt zuverlässigZahlen vom Kunden selbst erhoben, mit Freigabe veröffentlicht.
„Wir können AIWerkhub total weiterempfehlen! Wir haben nun ein Programm, das uns wesentlich bei der Administration hilft und wir sparen Zeit und Geld."Philipp Slupetzky · QuickEnergy GmbH Ganze Fallstudie lesen →
Noch etwas offen? Der Assistent unten rechts antwortet sofort.
Nein. Der Export kommt in dem Format, das er bisher bekommt — DATEV, lexoffice oder sevDesk. Für ihn ändert sich nur, dass die Daten vollständig und pünktlich ankommen.
Sie geht nicht einfach durch. Unsichere Felder werden markiert und einem Menschen zur Prüfung vorgelegt. Das System entscheidet nichts allein, wo es sich nicht sicher ist.
Möglicherweise nicht — und dann sagen wir das. Die Frage ist weniger die Menge als der Aufwand pro Beleg und wie oft Fehler passieren. Genau das rechnen wir im Erstgespräch gemeinsam durch.
Das Hosting läuft in Deutschland, DSGVO-konform geplant und mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Was wo verarbeitet wird, steht schriftlich fest, bevor das System live geht. Details stehen auf der Seite Datensicherheit.
30 Minuten per Google Meet, kostenlos und unverbindlich. Wir sehen uns euren Ablauf an und sagen ehrlich, ob sich etwas lohnt.