Anwendungsfälle

Nicht jeder Engpass hat
einen Produktnamen.

Unsere vier Systeme decken die häufigsten Fälle ab. Der größte Teil unserer Arbeit sind aber Abläufe, die es so nur bei einem Unternehmen gibt. Hier siehst du, was sich typischerweise automatisieren lässt — und darunter kannst du deinen eigenen Fall beschreiben.

Antwort per E-Mail, kein Termin nötig Kostenlose Ersteinschätzung Aus Köln, für den Mittelstand
Sechs Bereiche

Was wir im Alltag automatisieren

Alles hier stammt aus echten Projekten. Wenn dir beim Lesen ein eigener Ablauf einfällt, ist das genau der richtige Kandidat.

Angebote & Aufträge

Vom ersten Kundenkontakt bis in die Branchensoftware.

  • Angebote aus Anfragen vorbefüllen
  • Auftragsbestätigungen automatisch versenden
  • Auftragsdaten nach Craftboxx, FireTMS oder OnOffice übertragen
  • Termine und Disposition vorbereiten
  • Nachfassen, wenn ein Angebot liegen bleibt

Rechnungen & Buchhaltung

Belege lesen, prüfen, freigeben, exportieren.

  • Eingangsrechnungen aus dem Postfach auslesen
  • Doppelte Rechnungen erkennen
  • Skontofristen überwachen und melden
  • Freigaben nach Vier-Augen-Prinzip
  • Export nach DATEV, lexoffice oder sevDesk

Kundenkommunikation

Antworten, auch wenn niemand am Schreibtisch sitzt.

  • Wiederkehrende Fragen rund um die Uhr beantworten
  • Bestellstatus und Sendungsverfolgung ausgeben
  • Retouren und Umtausch abwickeln
  • Termine vereinbaren und Erinnerungen schicken
  • Bewertungen nach Projektabschluss einholen

Dokumente & Daten

Schluss mit dem Abtippen zwischen zwei Systemen.

  • PDFs, Scans und Fotos auslesen
  • Daten zwischen Shop, CRM und ERP synchron halten
  • Stammdaten pflegen und Dubletten bereinigen
  • Wiederkehrende Auswertungen erzeugen
  • Ablage in SharePoint, Drive oder Nextcloud sortieren

Vertrieb & Marketing

Weniger Pflege, mehr Gespräche mit den richtigen Leuten.

  • Leads qualifizieren und mit Firmendaten anreichern
  • HubSpot oder Pipedrive automatisch pflegen
  • Follow-ups nach festen Regeln auslösen
  • Newsletter-Segmente in Klaviyo aktuell halten
  • Reportings ohne manuelles Zusammenkopieren

Interne Abläufe

Das, was jeden Monat Zeit frisst, ohne dass es jemand merkt.

  • Onboarding neuer Mitarbeiter mit Checklisten
  • Urlaubs- und Krankmeldungen weiterleiten
  • Freigabeketten mit Erinnerungen
  • Interner Assistent auf eure eigenen Dokumente
  • Wiederkehrende Aufgaben aus Excel oder Sheets
Woran du es erkennst

Fünf Merkmale eines guten Kandidaten

Trifft mindestens drei davon auf einen eurer Abläufe zu, lohnt sich ein genauerer Blick.

01
Es wiederholt sich

Mindestens wöchentlich, im besten Fall täglich. Einmalige Sonderfälle lohnen sich selten.

02
Die Regeln sind beschreibbar

Wenn ihr einem neuen Kollegen erklären könnt, wie es geht, können wir es auch bauen.

03
Die Daten sind schon digital

E-Mail, PDF, Excel, ein Shop oder eine Datenbank reichen. Papier geht auch, per Foto.

04
Fehler kosten Geld

Übersehene Skontofristen, doppelte Zahlungen, verlorene Anfragen: hier rechnet es sich am schnellsten.

05
Mehrere machen es anders

Wenn jeder seinen eigenen Weg hat, fehlt ein System. Das ist meist der größte Hebel.

In Bewegung

Lieber einmal sehen
als dreimal lesen

Kurze Aufnahmen aus laufenden Systemen. Kein Werbefilm, sondern der Bildschirm, den unsere Kunden täglich benutzen.

Vorschau des AIWERK Rechnungsdashboards
Rechnungen: vom Postfach bis zum Export

In gut einer Minute: wie ein Beleg erkannt, geprüft und freigegeben wird.

Rundgang durch das AIWERK Rechnungsdashboard
Rundgang durch das Dashboard

Fünf Minuten durch das laufende System — Freigaben, Abgleich und Export.

Videos werden erst nach deinem Klick von Vimeo geladen — vorher fließen keine Daten dorthin.

Dein Fall

Beschreib uns, was bei euch Zeit frisst

Kein Termin, kein Verkaufsgespräch, keine Verpflichtung. Schreib in eigenen Worten, was euch aufhält — wir antworten mit einer ehrlichen Einschätzung, ob und wie sich das automatisieren lässt.

  • Antwort per E-Mail. Du entscheidest danach, ob wir überhaupt sprechen.
  • Auch ein Nein ist eine Antwort. Wenn sich etwas nicht lohnt, sagen wir das.
  • Zwei Felder reichen. Idee und E-Mail — alles andere ist freiwillig.
  • Deine Angaben bleiben hier. Gespeichert für 6 Monate, danach automatisch gelöscht.

Je konkreter, desto genauer unsere Einschätzung. Ein paar Sätze genügen.

Keine Newsletter-Anmeldung. Wir melden uns nur zu deiner Anfrage.

Angekommen.

Wir schauen uns deinen Fall an und melden uns per E-Mail mit einer Einschätzung. Wenn es schneller gehen soll, kannst du dir direkt einen Termin sichern.

Termin buchen
Häufige Fragen

Bevor du schreibst

Noch etwas offen? Frag den Assistenten unten rechts — er antwortet sofort.

Was passiert, nachdem ich das Formular abgeschickt habe?

Wir lesen deine Beschreibung und antworten per E-Mail mit einer ersten Einschätzung: ob sich der Ablauf automatisieren lässt, welcher Aufwand ungefähr dahintersteckt und was der sinnvollste erste Schritt wäre. Ein Termin ist dafür nicht nötig.

Kostet die Einschätzung etwas?

Nein. Die erste Rückmeldung auf deine Beschreibung ist kostenlos und unverbindlich. Erst wenn ihr eine vollständige Analyse eurer Abläufe wollt, kommt der Automatisierungs-Check für 890 € ins Spiel — der ist auf das erste Projekt anrechenbar.

Mein Ablauf ist ziemlich speziell. Lohnt sich das trotzdem?

Genau dafür gibt es diese Seite. Der größte Teil unserer Projekte sind Abläufe, für die es kein Standardprodukt gibt. Wichtiger als die Branche ist, ob sich der Vorgang wiederholt und ob die Regeln beschreibbar sind.

Müssen wir unsere bestehenden Programme ersetzen?

In der Regel nicht. Wir setzen auf das auf, was ihr schon nutzt, und verbinden die Systeme über Schnittstellen. Angebunden sind unter anderem DATEV, lexoffice, sevDesk, Shopify, WooCommerce, HubSpot, Pipedrive, Microsoft 365, Google Workspace sowie Branchenlösungen wie Craftboxx, FireTMS und OnOffice.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Das hängt vom Umfang ab. Ein klar abgegrenzter Anwendungsfall kann teilweise innerhalb von ein bis zwei Wochen umgesetzt werden. Größere Systeme über mehrere Abteilungen laufen in Phasen, bei denen ihr nach jedem Schritt aussteigen könnt.

Was passiert mit meinen Daten?

Deine Angaben werden ausschließlich zur Bearbeitung deiner Anfrage verwendet, für 6 Monate gespeichert und danach automatisch gelöscht. Kein Newsletter, keine Weitergabe. Details stehen in den Datenschutzhinweisen.

Zwei Wege

Schreiben oder sprechen —
such dir aus, was passt

Beschreib deinen Fall in Ruhe per Formular, oder nimm dir 30 Minuten für ein Gespräch mit echter Demo. Beides kostenlos, beides unverbindlich.