Ein System für mehrere Abteilungen.
Wenn Vertrieb, Disposition und Buchhaltung dieselben Daten dreimal pflegen, liegt das Problem nicht in einer Abteilung, sondern zwischen ihnen.
Die umfangreichste unserer Lösungen — und die einzige, die wir nie ohne vorherige Analyse starten.
Der Weg steht fest — nur wer entscheidet, bleibt eure Wahl.
Einmal sehen, wie es läuft
Ein Vorgang von der eingehenden Mail bis zur Übergabe ins Zielsystem — aufgenommen aus einem laufenden System, nicht nachgestellt.
Was im Video zu sehen ist
Kein Werbefilm: der Bildschirm, auf dem eure Leute später arbeiten würden.
- ✓Wie aus einer Mail ein Vorgang mit Zustand und Zuständigkeit wird
- ✓Wo die KI vorschlägt — und an welcher Stelle ein Mensch freigibt
- ✓Was am Ende in ERP, Buchhaltung und Ablage ankommt
Vorgang durchlaufen, ca. 60 Sekunden
Woran ihr es merkt
Der Operations-Assistent löst kein einzelnes Problem. Er setzt dort an, wo Arbeit von einer Abteilung zur nächsten übergeht — an den Stellen, für die bisher niemand zuständig ist.
Das steht bei uns in drei Systemen — und nirgends gleich.
Wer gerade dran ist, weiß man erst, wenn man nachfragt.
Die Übergabe läuft per Zuruf, per Mail oder gar nicht.
Ist jemand im Urlaub, bleibt der Vorgang liegen.
Wir suchen länger nach dem Stand, als die Bearbeitung dauert.
Jede Abteilung pflegt ihre eigene Tabelle.
Sätze, die in Gesprächen immer wieder fallen — quer durch Branchen und Betriebsgrößen.
Wie es arbeitet
Drei Schritte, die zusammen einen durchgehenden Ablauf ergeben.
Vorgänge statt Postfächer
Jeder Vorgang bekommt einen Zustand, eine Zuständigkeit und eine Historie — abteilungsübergreifend.
Mensch entscheidet, System arbeitet
Freigaben, Vier-Augen-Prinzip und Eskalationen sind eingebaut. Die KI schlägt vor, entschieden wird bei euch.
Anbindung an das Bestehende
ERP, CRM, Kalender, Postfach und Ablage werden verbunden, nicht ersetzt.
Der Operations-Assistent greift tief in eure Abläufe ein. Deshalb starten wir hier nie mit einem Angebot, sondern immer mit einem Automatisierungs-Check.
Ein Vorgang, vier Stationen
Statt Postfach und Tabelle bekommt jeder Vorgang einen festen Weg. An jeder Station ist geregelt, was das System übernimmt und wo ihr entscheidet.
Mail, PDF, Formular oder Gesprächsnotiz werden zu einem Vorgang — mit allen Anhängen an einer Stelle.
SystemKunde, Projekt und Zuständigkeit werden erkannt und gesetzt. Was unklar bleibt, geht sichtbar in die Klärung statt unter.
SystemDie KI bereitet auf und schlägt vor. Freigabe, Vier-Augen-Prinzip und Eskalation nach Frist sind Teil des Ablaufs.
Eure LeuteDas Ergebnis wird in die Zielsysteme geschrieben, Beteiligte werden informiert, die Historie bleibt nachvollziehbar.
SystemAnbindung an das, was ihr schon habt
Wir ersetzen keine Systeme, wir verbinden sie. Wo eine Schnittstelle fehlt, steht das in der Analyse — nicht erst im Projekt.
Buchhaltung & Steuerberater
Postfach, Kalender & Chat
CRM & Vertrieb
Ablage & Dokumente
Branchen- & Warenwirtschaft
Tabellen
Bleiben lesbar, solange ihr sie braucht — sie sind nur nicht mehr die einzige Quelle.
Was der Operations-Assistent nicht ist
Damit klar ist, worauf ihr euch einlasst — und worauf nicht.
Kein Ersatz für euer ERP
Eure Warenwirtschaft oder Branchensoftware bleibt die führende Quelle. Der Assistent liegt darüber und räumt die Wege dazwischen auf.
Keine Blackbox
Zu jeder automatischen Entscheidung ist nachvollziehbar, was erkannt wurde, worauf der Vorschlag beruht und wer freigegeben hat.
Kein Werkzeug zum Stellenabbau
Abgenommen werden Suchen, Abtippen und Nachfragen. Die Entscheidungen bleiben bei den Leuten, die den Vorgang kennen.
Kein Projekt für nächste Woche
Ein Eingriff über mehrere Abteilungen braucht eine Bestandsaufnahme. Ohne Automatisierungs-Check bauen wir das nicht.
Vom Check zum laufenden System
Vier Phasen. Nach jeder könnt ihr aussteigen — die vorherige hat für sich einen Wert.
Ein Halbtag bei euch, danach eine schriftliche Analyse: welche drei Prozesse sich lohnen, was sie an Zeit sparen und in welcher Reihenfolge. Das Dokument gehört euch — auch wenn ihr danach nichts mit uns macht.
Wir bauen den Weg für genau einen Vorgangstyp mit euren echten Daten. So seht ihr früh, ob es im Alltag trägt, bevor Budget in die Breite geht. Umfang und Zeitrahmen stehen nach dem Check fest.
Erst wenn der Pilot im Tagesgeschäft läuft, kommen weitere Vorgangstypen und Abteilungen dazu — in der Reihenfolge, die die Analyse ergeben hat.
Wartung, Anpassung an neue Abläufe und ein Ansprechpartner aus Köln. Auch nach der Übergabe bleibt jemand zuständig.
Aus der Praxis
Drei Projekte, deren Zahlen die Kunden selbst erhoben haben.
Häufige Fragen
Warum können wir nicht direkt mit dem Bauen anfangen?
Weil wir sonst raten würden. Der Assistent greift in mehrere Abteilungen gleichzeitig ein — wer dort ohne Bestandsaufnahme startet, automatisiert im Zweifel einen Ablauf, der so gar nicht mehr gelebt wird. Der Check kostet 890 € und wird auf das erste Projekt angerechnet.
Müssen wir dafür Systeme wechseln?
Nein. Euer ERP, eure Branchensoftware und eure Buchhaltung bleiben, wo sie sind. Der Assistent verbindet sie und übernimmt die Wege dazwischen.
Unsere Branchensoftware hat keine Schnittstelle. Und jetzt?
Dann prüfen wir im Check die Alternativen: Datei-Export, direkter Datenbankzugriff oder ein anderer Weg. Trägt keiner davon, steht das in der Analyse — dann wisst ihr es vorher und nicht mitten im Projekt.
Was passiert mit unseren Daten?
Hosting in Deutschland, DSGVO-konform geplant, Zugriffe protokolliert. Die Einzelheiten stehen auf der Seite Datensicherheit.
Was kostet der Assistent insgesamt?
Das hängt davon ab, wie viele Vorgangstypen und Abteilungen dazugehören — deshalb nennen wir vorher keine Zahl. Fest steht nur der Einstieg: 890 € für den Check, anrechenbar. Der Preis für Phase 2 steht am Ende der Analyse, bevor ihr euch entscheidet.
Wer kümmert sich, wenn etwas nicht läuft?
Wir. AIWERK sitzt in Köln, ihr habt einen festen Ansprechpartner statt eines Ticketsystems.
Der nächste Schritt
Wir starten nicht mit einem Angebot, sondern mit einer Bestandsaufnahme: welche drei Prozesse sich bei euch lohnen, was sie an Zeit sparen und in welcher Reihenfolge. 890 €, anrechenbar auf das erste Projekt.