AI Rechnungs-Autopilot für Outlook & Excel (inkl. Installation)

✅ Das kann Ihr Autopilot

• 📧 Outlook-Postfach überwachen – Automatische Erkennung neuer Rechnungs-E-Mails
• 🤖 KI-Klassifizierung – Unterscheidet echte Rechnungen von Angeboten, Quittungen und Spam
• 👁️ AI Vision Extraktion – Google Gemini 2.0 liest alle Rechnungsdetails (auch aus PDFs)
• 📊 Excel-Integration – Automatischer Import in strukturierte Tabellen
• 🔍 Extraktion von 15+ Feldern – Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Buchungsdaten, Services uvm.
• ⚡ Stündliche Verarbeitung – Keine Rechnung bleibt liegen, alles in Echtzeit

💰 Das sparen Sie

Bei 25€/Stunde Personalkosten und 100 Rechnungen/Monat

💶 Kosten transparent

Einmalig:

• 299€ inkl. MwSt. für kompletten n8n-Workflow
• Fertig konfiguriert – einfach importieren
• Persönliche Installation per Zoom (60 Min)
• Anpassung an Ihr Outlook-Postfach & Excel-Workbook
• 14 Tage E-Mail-Support inklusive

Laufende Kosten:

• Google Gemini 2.0 API: ~2-4€/Monat bei 100 Rechnungen
• n8n Cloud Hosting: 20€/Monat (oder kostenlos self-hosted)
• Microsoft 365: Ihr bestehendes Abo

Gesamt: ~22-24€/Monat

Weniger als 30 Minuten Buchhaltungsarbeit – für einen Autopiloten der 24/7 arbeitet.

🚀 So läuft das Setup ab

1. Workflow erhalten – Nach Kauf bekommen Sie den kompletten n8n-Workflow als JSON-Export + Setup-Anleitung
2. Installation buchen – Sie erhalten einen Calendly-Link für Ihren persönlichen Setup-Call
3. Setup-Call (60 Min per Zoom)
   • n8n-Workflow importieren und aktivieren
   • Outlook-Verbindung konfigurieren (inkl. Shared Mailbox)
   • Google Gemini API einrichten
   • Excel-Workbook verbinden (Microsoft 365)
   • Test mit echten Rechnungen durchführen
4. Feintuning – Anpassung der Rechnungsfelder und Excel-Struktur an Ihre Bedürfnisse
5. Ab Stunde 2: Autopilot läuft – Jede Rechnung wird automatisch verarbeitet

🎯 Perfekt für

⚠️ Wichtige Voraussetzungen

• Microsoft 365 Business – Für Outlook & Excel API-Zugriff
• Outlook-Postfach (auch Shared Mailbox möglich)
• Google Cloud Account für Gemini API (kostenlose Registrierung)
• n8n Cloud Account (ab 20€/Monat) oder self-hosted n8n (kostenlos)
• Stabile Internetverbindung
• Keine Programmierkenntnisse nötig

🔒 30 Tage Geld-zurück-Garantie

Wenn der Workflow nicht funktioniert wie versprochen oder sich nicht nahtlos in Ihr Outlook & Excel integriert, erhalten Sie Ihr Geld zurück. Ohne Wenn und Aber.

💡 So funktioniert's im Detail

Schritt 1: E-Mail-Überwachung

Der Workflow prüft stündlich Ihr Outlook-Postfach auf neue Nachrichten mit Anhängen im Ordner "Kreditoren" (anpassbar).

Schritt 2: KI-Klassifizierung

Google Gemini analysiert E-Mail-Betreff und -Inhalt: Ist das eine echte Rechnung? Ist sie an uns adressiert?

Schritt 3: Anhang-Verarbeitung

Alle Anhänge werden heruntergeladen und getrennt. PDFs, Word-Dokumente und Bilder werden unterstützt.

Schritt 4: AI Vision Extraktion

Gemini 2.0 liest die Rechnung aus und extrahiert strukturiert:

• Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Fälligkeit
• Lieferant (Name, Adresse, Kontakt, Steuernummer)
• Empfänger (Ihr Unternehmen)
• Buchungsinformationen (Buchungsnummer, Gast, Datum)
• Einzelne Services mit Beschreibung und Preisen

Schritt 5: Excel-Import

Alle Daten landen automatisch als neue Zeile in Ihrem Excel-Workbook – bereit für die Weiterverarbeitung.

📊 Technische Details

Workflow-Architektur:

• Trigger: Zeitgesteuert (Standard: stündlich, anpassbar)
• E-Mail-Nodes: Microsoft Outlook API-Integration
• AI-Nodes:
  • Langchain Text Classifier (E-Mail-Klassifizierung)
  • Google Gemini 2.0 Flash (Vision + Structured Output)
• Daten-Processing: JavaScript-Nodes für Anhang-Splitting & Parsing
• Output: Microsoft Excel 365 API

🎁 Bonus: Was Sie zusätzlich bekommen

• ✅ Kompletter n8n-Workflow als JSON (sofort importierbar)
• ✅ Video-Anleitung für Installation & Konfiguration
• ✅ Excel-Template für optimale Datenstruktur
• ✅ Dokumentation aller Workflow-Nodes
• ✅ 14 Tage E-Mail-Support
• ✅ Kostenlose Updates bei Bugfixes

📞 Fragen?

Schreiben Sie uns per E-Mail oder WhatsApp. Wir beraten Sie gerne kostenlos, ob der Workflow zu Ihrem Setup passt und welche Anpassungen sinnvoll sind.

📧 E-Mail: hey@aiwerkhub.com
☎️ Telefon: +49 151 68111888

Hinweis: Der Workflow automatisiert die Datenerfassung. Die finale Prüfung und Buchung sollte durch einen Menschen oder Ihr Buchhaltungssystem erfolgen.

🔧 Individuelle Anpassungen möglich

Der Workflow lässt sich flexibel erweitern:

• ✅ Anbindung an andere Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexoffice, etc.)
• ✅ Automatische Benachrichtigungen per Slack/Teams
• ✅ Duplikaterkennung gegen doppelte Erfassung
• ✅ Automatische Kategorisierung nach Kostenarten
• ✅ Integration mit Ihrem ERP-System

Individuelle Anpassungen auf Anfrage verfügbar (separate Beauftragung).

⏰ Jetzt starten und Zeit sparen

Je früher Sie automatisieren, desto mehr Zeit und Geld sparen Sie. Bei 100 Rechnungen pro Monat amortisiert sich der Workflow bereits nach 3 Wochen!