AI Customer Onboarding | HubSpot & Teams (inkl. Installation)

✅ Das kann Ihr Onboarding-System

• 🎯 Automatische Kontakt-Anlage – Neue Kunden sofort in HubSpot CRM erfassen
• 📧 7-Tage E-Mail-Sequenz – Welcome-Mail, Onboarding-Docs, Check-ins und Success Guide
• 👥 Teams-Benachrichtigungen – Ihr Team wird über neue Kunden automatisch informiert
• ⏰ Intelligente Wartezeiten – 2 Stunden, 1 Tag, 2 Tage – perfekt getimed
• 🔄 CRM-Status Updates – Automatische Markierung von Onboarding-Fortschritt
• ✅ Validierung & Fehlerbehandlung – Nur valide Kontakte werden verarbeitet

💰 Das sparen Sie

💶 Kosten transparent

Einmalig:

• 349€ inkl. MwSt. für komplettes Setup
• Installation & Konfiguration in Ihrem n8n
• Anpassung an Ihr Branding (E-Mail-Texte & Design)
• Verbindung mit HubSpot CRM & Microsoft Teams
• 14 Tage Premium-Support inklusive

Laufende Kosten:

• n8n Cloud Hosting: 20€/Monat (oder self-hosted kostenlos)
• HubSpot CRM: ab 0€/Monat (Free-Version reicht)
• Microsoft Teams: im Microsoft 365 enthalten
• E-Mail-Versand: über eigenen SMTP kostenlos

Gesamt: ab 20€/Monat (oder 0€ bei self-hosted n8n)

Deutlich günstiger als Marketing-Automation-Tools wie HubSpot Marketing (ab 800€/Monat) oder ActiveCampaign (ab 49€/Monat).

🚀 So läuft das Setup ab

1. Bestellung abschließen – Sie erhalten sofort den n8n Workflow als JSON-Datei und eine Setup-Anleitung per E-Mail
2. Meeting buchen – Wir vereinbaren einen 60-minütigen Zoom-Call für die Installation (Termin frei wählbar)
3. Tag 1: Installation (60 Min Zoom-Call)
   • n8n Workflow importieren & aktivieren
   • HubSpot API-Verbindung einrichten
   • Microsoft Teams Integration konfigurieren
   • SMTP E-Mail-Versand verbinden
   • Webhook-URL für externe Trigger einrichten
   • E-Mail-Texte an Ihr Branding anpassen
4. Tag 2: Testing – Wir testen die komplette Journey mit einem Dummy-Kontakt und optimieren Timing & Texte
5. Ab Tag 3: System läuft automatisch 24/7 – Jeder neue Kunde wird perfekt ongeboardet

🎯 Perfekt für

⚠️ Wichtige Voraussetzungen

• HubSpot CRM Account (Free-Version reicht aus)
• Microsoft Teams Account (oder alternative Notification-Channel)
• n8n Cloud Account (20€/Monat) oder self-hosted n8n
• SMTP-Zugang für E-Mail-Versand (z.B. Gmail, Outlook, SendGrid)
• Webhook-Endpunkt oder Formular für neue Kunden (z.B. Website, TypeForm, Zapier)
• Keine Programmierkenntnisse nötig

🔒 14 Tage Geld-zurück-Garantie

Wenn das Onboarding-System nicht funktioniert wie versprochen oder sich nicht in Ihre Tools integrieren lässt, erhalten Sie Ihr Geld zurück. Ohne Wenn und Aber.

💡 Die 7-Tage Welcome-Journey im Detail

Minute 0 – Trigger:

Neuer Kunde registriert sich auf Ihrer Website
→ Webhook sendet Daten (Name, E-Mail, Telefon, Paket)
→ System validiert alle erforderlichen Felder

Minute 1 – Welcome:

✅ Kontakt wird in HubSpot CRM angelegt
✅ Welcome-E-Mail versendet: "Willkommen bei [Company]! 🎉"
✅ Teams-Benachrichtigung an Ihr Customer Success Team

+2 Stunden:

📋 E-Mail: "Ihre Onboarding-Dokumente sind bereit!"
→ Zugangsdaten, Anleitungen, erste Schritte

+1 Tag:

🌟 E-Mail: "Wie läuft Ihr erster Tag?"
→ Persönlicher Check-in, Hilfe anbieten
→ CRM-Status Update: "Day 1 Complete"

+3 Tage:

🎯 E-Mail: "Ihr Week 1 Success Guide + Exklusives Training"
→ Fortgeschrittene Tipps & Tricks
→ CRM-Status Update: "Week 1 Complete"
→ Teams-Benachrichtigung: Kunde hat Woche 1 abgeschlossen

📊 Technische Details

Workflow-Architektur:

• Trigger: Webhook (POST-Request mit JSON-Payload)
• Validierung: Prüfung auf E-Mail & Name (Fehler → Teams-Alert)
• CRM-Integration: HubSpot Contact Creation & Updates
• E-Mail-Engine: SMTP-basierter Versand mit HTML-Templates
• Timing-System: n8n Wait-Nodes (2h, 1d, 2d)
• Notifications: Microsoft Teams Channel Messages
• Error Handling: Fallback-Logik bei fehlenden Daten

Integrationen:

• HubSpot CRM API (OAuth2)
• Microsoft Teams API
• SMTP E-Mail-Server
• n8n Workflow-Automation

Sicherheit:

• Verschlüsselte API-Kommunikation (HTTPS)
• OAuth2-Authentifizierung für alle Services
• DSGVO-konform (Daten bleiben in EU-Servern)
• Keine Datenweitergabe an Dritte

🎁 Bonus: Was Sie zusätzlich bekommen

• ✅ Kompletter n8n-Workflow (JSON-Export, anpassbar)
• ✅ 5 vorgefertigte E-Mail-Templates (DE & EN)
• ✅ Setup-Dokumentation mit Screenshots
• ✅ Video-Tutorial (20 Min) für Installation
• ✅ 14 Tage Premium-Support per E-Mail
• ✅ Lifetime-Updates für neue Features

🔧 Anpassungsmöglichkeiten

Der Workflow ist vollständig customizable:

• 📧 E-Mail-Texte & Design ändern
• ⏰ Wartezeiten anpassen (z.B. 1h statt 2h)
• ➕ Zusätzliche E-Mails einfügen
• 🔗 Weitere Tools integrieren (Slack, Discord, Notion)
• 📊 Custom Fields in HubSpot mappen
• 🎯 Unterschiedliche Journeys für verschiedene Pakete

Hinweis: Umfangreiche Anpassungen über das Standard-Setup hinaus können gegen Aufpreis beauftragt werden (ab 99€/Stunde).

📞 Fragen?

Schreiben Sie uns auf WhatsApp, per E-Mail oder buchen Sie ein kostenloses 15-Min-Beratungsgespräch. Wir helfen Ihnen gerne bei der Entscheidung, ob der Workflow zu Ihrem Business passt.

📧 E-Mail: hey@aiwerkhub.com
☎️ Telefon: +49 151 68111888

Tipp: Wenn Sie mehr als 50 neue Kunden pro Monat haben, lohnt sich die Investition bereits nach 2-3 Wochen!

🚨 Limitiertes Setup-Angebot

Da wir jede Installation persönlich begleiten, können wir maximal 15 neue Setups pro Monat durchführen. Bei hoher Nachfrage kann sich der Termin um 1-2 Wochen verzögern.

Aktuell verfügbar: 7 von 15 Setup-Slots für diesen Monat